Velká část zaměstnavatelů eviduje majetek pro potřeby účetnictví, přičemž úspěšně ignoruje majetek tzv. drobný, resp. majetek, který si společnost určí vlastní vnitřní směrnicí. Jak se ale k problematice evidence majetku postavit z pohledu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci?
Je vůbec potřeba něco evidovat? A pokud ano, tak co?
Abychom se dostali k odpovědi na otázku: “Co je potřeba evidovat?”, musíme nejprve znát odpověď na otázku: “Proč majetek z pohledu BOZP evidovat?”
Důvodů je hned několik, mezi ty dva asi nejvýznamnější ale patří:
Zaměstnavatel při plnění zákonné povinnosti zajistí stanovení termínů, lhůt a rozsahu kontrol, zkoušek, revizí, termínů údržby, oprav a rekonstrukce technického vybavení pracoviště, včetně pracovních a výrobních prostředků a zařízení [písm. a), odst. (4), § 3, nařízení vlády č. 101/2005 Sb.].
Technické vybavení pracoviště tvoří velkou skupinu, do které patří např. skříně, stoly, židle, vrata, záchytné vany, regály apod.
Jak chcete efektivně provádět např. kontroly nebo revize zařízení, když pořádně nevíte, jaká zařízení se na pracovišti nacházejí? Nelze spoléhat na to, že při obchůzce pracovišť např. revizním technikem elektrických zařízení, budou dohledány všechny spotřebiče nebo prodlužovací přívody. Revizní technik musí dostat seznam (evidenci) provozovaných zařízení a dle něj revize provést.
V evidenci by tedy z tohoto úhlu pohledu nemělo chybět:
A co je důležité. Evidence musí být udržována vždy v aktuálním stavu. To, co je v evidenci, je na pracovišti. A opačně. Co v evidenci není, na pracovišti být nesmí!
Na základě evidence musí být také prokazatelně dohledatelné konkrétní vybavení či zařízení. Ideální je každé položce evidence přiřadit evidenční číslo a tímto číslem také fyzicky označit konkrétní majetek na pracovišti. To znamená, že při nákupu jakéhokoliv zařízení či vybavení do firmy, toto musí projít přes osobu, která spravuje a vede evidenci. Tato osoba majetek zavede do evidence a přiřadí mu evidenční číslo a teprve poté umožní jeho začlenění do provozu a předání např. oddělení údržby k provedení výchozí kontroly nebo revize.
Ideálním pomocníkem při fyzickém značení zařízení a vybavení evidenčními čísly, je ruční tiskárna (popisovačka), která dokáže značně usnadnit práci.
Evidence se však nevede jen pro “čísla” a dohledatelnost. Primární význam má evidence pro zajištění 100% stavu všech povinných kontrol, revizí a údržby zařízení a vybavení a dalších povinností na úseku prevence rizik. Zkrátka, aby z tohoto systému nic neuniklo. Stačí jeden neevidovaný spotřebič, který způsobí požár a veškerá snaha, včetně všech nákladů do revizí a kontrol, mohou přijít vniveč.
Kontroly, revize, údržba zařízení a vybavení se provádějí dle požadavků právních předpisů, ale a to je stejně důležité, také dle požadavků průvodní dokumentace (např. prohlášení o shodě, návod k obsluze a údržbě) a provozní dokumentace (např. revizní zprávy, záznamy o kontrolách apod.) zařízení [písm. e), f), § 2, nařízení vlády č. 378/2001 Sb.].
Průvodní a provozní dokumentace je tedy neodlučitelnou a velmi významnou součástí života každého zařízení a vybavení. Její ztráta znamená pro zaměstnavatele značné komplikace a problémy. I proto musí být průvodní a provozní dokumentace konkrétního zařízení a vybavení vždy snadno dohledatelná a musí být jistota o její existenci.
Ideální proto je, ke každému zařízení v evidenci, evidovat rovněž tuto dokumentaci. Každé zařízení může mít vlastní složku se založenou dokumentací a přiřazeným evidenčním číslem. Ideální samozřejmě je, papírové originály dokumentů doplnit jejich elektronickou verzí. Dnes to není zásadní problém. U nových zařízení stačí dodavatele požádat o elektronickou verzi dokumentů. Stejně tak můžete požádat externí dodavatele např. revizí. A případné dokumenty, které se nepodaří získat elektronicky, nafotit či naskenovat.
U CNC stroje dojde k nehodě a poškodí se ochranné sklo. Údržba potřebuje provést jeho výměnu. Nejprve však musí zjistit, jaké jsou parametry skla. Na stroji najde evidenční číslo. Jde za osobou, která evidenci spravuje. Dle evidenčního čísla ihned dohledá složku zařízení s návodem k údržbě, ze kterého vyčte požadované informace.
Díky evidenci průvodní a provozní dokumentace musí být zřejmé, ke kterému zařízení nebo vybavení chybí originální dokumenty. Tyto je následně nutno dohledat, vyžádat od výrobce, nahradit interními předpisy nebo zařízení vyřadit z provozu.
Pokud chcete jít ještě o krok dále, evidence může přímo obsahovat požadavky na provádění kontrol, revizí a údržby zařízení, tedy jakýsi výtah průvodní nebo i provozní dokumentace. Nebude tedy nutné neustále sahat po návodech, ale požadované informace si zaměstnanci údržby snadno dohledají rovnou v evidenci. Nemusí zde být vše přímo vypsané, stačí odkaz na požadované informace.
Zaměstnanci musejí být proškoleni o právních a ostatních předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, které doplňují jejich odborné předpoklady a požadavky pro výkon práce, které se týkají jimi vykonávané práce a vztahují se k rizikům, s nimiž může přijít zaměstnanec do styku na pracovišti, na kterém je práce vykonávána [odst. (2), § 103, zákona č. 262/2006 Sb., úz].
Nutno podotknout, že do ostatních předpisů BOZP spadají právě i návody k obsluze.
I v otázce školení zaměstnanců kvalitní evidence značně pomůže. U každého evidovaného zařízení či vybavení může existovat poznámka, které pracovní pozice nebo přímo konkrétní zaměstnanci, s danou položkou mohou v rámci plnění svých pracovních úkolů pracovat nebo jinak nakládat.
Z evidence pak lze velmi snadno vytáhnout všechna zařízení a vybavení relevantní pro konkrétní pracovní pozici. To značně pomůže při vytváření obsahu školení.
Zaměstnanci musejí být proškoleni o používání všech zařízení a vybavení, které při práci používají. Naopak by neměli být školeni z používání těch zařízení, která při práci nepoužívají. Takové školení může být u soudu napadeno jako formální a příliš obecné.
Evidence by měla obsahovat informace o všem, u čehož je dle právních předpisů nutné provádět kontroly, revize nebo údržbu a nebo školit zaměstnance.
V praxi jde tedy zejména o:
Do této skupiny spadá prakticky vše, co je na pracovištích.
Od vyhrazených technických zařízení elektrických, tlakových, plynových a zdvihacích, požárně bezpečnostních zařízení, věcných prostředků požární ochrany, přes nářadí se spalovacím motorem, ruční nářadí, žebříky, schůdky, až po vybavení jako jsou skříně, regály, police, stoly, židle, vrata, dveře apod.
Kvalitní a řádně vedená evidence zařízení a vybavení pro účely bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, by zejména měla obsahovat následující informace:
Evidenci je ideální vést v elektronické formě. V dnešní době se za zřejmě nejlepší způsob jeví forma sdíleného souboru uloženého na cloudu s nastaveným režimem oprávnění přístupu.
Evidence tak může současně sloužit jako podklad pro školitele, revizní techniky, zaměstnance údržby apod. Ale může také sloužit ke stanovení oprávnění a odpovědností za provoz a obsluhu konkrétních zařízení a vybavení.
Základem je zvolit správnou osobu, která vedení evidence bude spravovat. Takových osob může být dle velikosti firmy i více. Dle potřeby i desítky. Např. pro každé oddělení nebo úsek jedna osoba.
Dalším důležitým krokem je jasně nastavit režimová opatření. Veškerá zařízení a vybavení, která se do společnosti zakoupí nebo která jsou ze společnosti vyřazena, musejí projít přes osoby vedoucí evidenci, aby došlo k aktualizaci evidence.
Začít může být vhodné vším novým nebo nově vyřazený. Zpětně potom evidenci dopracovat pro již provozovaná zařízení a vybavení.
Lze to. Jen se musí chtít. Firmy se každodenně potýkají s mnohem většími a náročnějšími výzvami, než je zavedení evidence.
Žádný právní předpis nestanoví povinnost vést evidenci provozovaných zařízení a vybavení pracoviště. Evidence je pouze nástrojem zaměstnavatele, který mu umožní plnit některé úkoly prevence rizik v maximální kvalitě.
Kvalitní evidence pomůže zejména při:
Vytěžte ze své evidence maximum. Uplatnění pro ni je celá řada a to i mimo oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Díky důsledně vedené evidenci se dá např. sledovat efektivita konkrétních zařízení z hlediska finančních nákladů a mnoho jiného.
Evidence nemusí být jen “pouhou excel” tabulkou. Softwarových způsobů jejího řešení je dnes celá řada, včetně řešení na míru. Evidence musí být živým organizmem, který zaměstnavateli pomáhá a přináší hodnoty a takto musí být i vnímána. Neberte ji jako zlo, ale jako svého pomocníka!
Máte-li k problematice jakékoliv dotazy, neváhejte začít diskusi pod článkem nebo na našem diskusním fóru.
 |
 |
